SBZ Ausgabe 01-2021
Das Unternehmen wickelt neben täglichen projektbezogenen Aufträgen auch bis zu 3000 Wartungen von Heizungsanlagen in einem Jahr ab. „Dieser Prozess musste optimiert werden. Da habe ich viel Potenzial gesehen, das zu vereinfachen“, benennt Schäffer die Dringlichkeit. Die Entscheidung zur kompletten Umstellung fiel dann im Jahr 2018, zu dem Zeitpunkt beschäftigte auch die Änderung der Datenschutzgrundverordnung das Unternehmen. Für den Chef war von Anfang an klar: „Wenn man es macht, dann in einem Rutsch.“ So wurde die Entscheidung getroffen, das komplette, 55 Personen starke Unternehmen mit all seinen Prozessen binnen weniger Monate zu digitalisieren.
Uwe Schäffers Wahl fiel auf die Software Labelwin als passendes „Werkzeug“ für die Aufgabe und als passenden Partner für die Umsetzung. Die Umstellung dauerte allerdings mehrere Monate. Der Unternehmer selbst bezeichnet diese Zeit als „anstrengend und arbeitsreich“, aber auch als „unvermeidbar und nicht mehr wegzudenken“. „Unser Personal besteht aus Gewohnheitstieren. Sie zu überzeugen war sehr schwierig, vor allem wenn nicht gleich alles glatt läuft. Da muss man viel reden und erklären“, sagt Schäffer. Bei solch einer Umstellung gebe es für ihn aber nur schwarz oder weiß. Eine Vermischung alter und neuer Programme oder Abläufe kam nicht infrage.
Rechteverwaltung regelt Zugriffsmöglichkeiten
Nachdem die Implementierung von Labelwin innerhalb des Büros abgeschlossen war, folgte in diesem Jahr die App „Label Mobile“. Mit der App haben Monteure von unterwegs aus Zugriff auf die Daten der Handwerkersoftware in der Zentrale. Smartphone und Tablet sind direkt mit Labelwin verbunden. Durch die Rechteverwaltung gibt es verschiedene Möglichkeiten und Einstellungen, je nachdem, was ein Mitarbeiter sehen soll und darf.
„Ich habe jetzt die Chef-Version. Ich bin immer informiert, kann mir alles anschauen, kann immer in den Kalender gucken, alle Bilder sehen. Das ist wirklich toll“, findet Uwe Schäffer. Für ihn ist Labelwin nicht mehr wegzudenken. „Es ist eine Investition in die Zukunft. Stellen Sie sich vor, in zehn Jahren ruft ein Kunde an und sagt, dass bei ihm die Dichtleiste in der Dusche kaputt ist. Ich gehe einfach ins Projekt und kann sehen, welche Leiste das ist, wo ich sie damals gekauft habe, und im besten Fall sofort nachbestellen. Was meinen Sie, wie zufrieden der Kunde dann ist?“
Wartungstool ist ein wichtiges Werkzeug
Auch die Organisation der Wartungen mit der neuen Software stimmt Schäffer sehr zufrieden. Es gilt in seinem Fall, die mehr als 3000 Wartungen pro Jahr termingerecht zu verwalten und vor allem dem Kunden zum richtigen Zeitpunkt Bescheid zu geben. Mithilfe der digitalen Anwendung können die passenden Wartungstermine automatisch ausgegeben werden. Eine monatliche Intervallselektion wirft die richtigen Kunden aus. Label erstellt dann automatisch für alle Wartungen des Monats Arbeitsaufträge. Das sind manchmal auch 500 Einträge auf einen Rutsch.
Beim Anlagentermin können diverse Methoden hinterlegt werden, wie mit dem Kunden kommuniziert werden soll, zum Beispiel per E-Mail, SMS, Brief oder Anruf. Wenn mit dem Kunden per E-Mail oder SMS verkehrt wird, gehen die Terminvorschläge automatisch raus. Auch die Briefe werden mit den richtigen Daten gefüllt und automatisch gedruckt. Bei der Rückmeldung des Kunden, die oft noch per Anruf erfolgt, geht sofort auf dem Bildschirm ein Fenster auf und die Kundendaten sind zu sehen. „Früher musste man immer alles nachfragen. Heute habe ich sofort alle Informationen: Personendaten, Gerätedaten und so weiter. Die Eingabe, die früher dann 15 Minuten gedauert hat, dauert heute ein bis zwei Minuten. Das ist eine enorme Erleichterung“, bilanziert Uwe Schäffer die Optimierung seiner Abläufe.
Im nächsten Schritt will er den Kunden anbieten, sich den Termin selbst zu suchen. Dabei ist dann allerdings wichtig, dass die Monteure nicht im Zickzack durch die Landschaft fahren. Das erreicht die Anwendung, indem je Gebiet nur bestimmte Zeitfenster angeboten werden: „Die Digitalisierung endet nie.“
Schlussendlich ist Uwe Schäffer von der Firma Wohlfeil froh, den Aufwand der Digitalisierung auf sich genommen zu haben. „Vieles ist einfacher geworden und viele Arbeitsabläufe wurden verkürzt und langfristig verbessert. Das kann ich jedem empfehlen“, macht der Geschäftsführer anderen Kollegen Mut, sich des Themas anzunehmen.
